Изгубен нотариален акт

Кога говорим за изгубен нотариален акт?

Загубата на нотариалния акт често създава различни притеснения и опасения у собственика на недвижим имот. В практиката обаче липсата на документа сама по себе си не води до загуба на правото на собственост. Правото и документът, който удостоверява неговото придобиване, са две различни неща.

Проблем възниква тогава, когато собственикът трябва да се разпореди с имота – желае да го продаде, дари, ипотекира или да извърши друга правна или административна процедура, за която е необходимо да удостовери правата си пред съответния. Тогава трябва да бъде установено придобивното основание и да бъдат представени съответните документи.

Сходна е ситуацията при наследствен имот. В много случаи наследниците не разполагат с нотариалния акт на наследодателя, тъй като документите са били съхранявани от последния.

При имоти, придобити от предходен собственик, често купувачът разполага само с последния нотариален акт, но не притежава документите за предходните придобивания и не познава напълно историята на собствеността.

И в трите случая въпросът не е просто от къде да извадя копие на нотариален акт. Необходимо е първо да се установи как е придобит имотът, какви вписвания са извършени и кои документи са необходими, за да бъде доказано правото на собственост.

Губите ли собствеността при изгубен нотариален акт?

Изгубеният нотариален акт не води до загуба на собствеността върху имота.

Нотариалният акт е документ, който удостоверява определени юридически факти и права. Той не представлява самото вещно право. Поради това унищожаването, изгубването или кражбата на документа не прекратява придобитата собственост.

Това обаче не означава, че документът е без значение. При разпореждане с недвижим имот нотариусът следва да провери правото на собственост на праводателя. Съгласно чл. 586 от ГПК, при издаването на нотариален акт, с който се прехвърля право на собственост или се учредява, прехвърля, изменя или прекратява друго вещно право върху недвижим имот, нотариусът проверява дали праводателят е собственик на имота и дали са налице особените изисквания за извършване на сделката.

Поради това при изгубен нотариален акт за собственост следва да бъде възстановена документалната следа на придобиването. В зависимост от конкретния случай това може да стане чрез издаване на препис от вече съществуващ акт, чрез издирване на по-стар документ или чрез друга предвидена в закона процедура.

Оригиналът никога не е бил у вас

Не всяка ситуация, при която собственикът не разполага с нотариален акт, представлява „изгубен нотариален акт“.

Това се вижда най-ясно при наследствените имоти. Ако наследодателят е притежавал имота, а нотариалният акт е останал в неговите документи, наследникът може никога да не е държал този документ.

Същото се отнася и за имот, придобит от предишен собственик. Настоящият собственик може да разполага с нотариалния акт, с който самият той е придобил имота, но да не разполага с документите, удостоверяващи предходните придобивания.

В тези случаи трябва да се установи документалната история на имота, а не просто да се търси физическият екземпляр на един нотариален акт.

Къде се съхранява оригиналът?

Нотариалните актове не съществуват само в екземпляра, който собственикът държи у дома.

ГПК урежда начина на изготвяне и съхраняване на нотариалните актове. Съгласно чл. 578, ал. 1 от ГПК нотариалният акт се изготвя в два или повече еднообразни екземпляра. По силата на чл. 581 от ГПК един екземпляр се подрежда в специалната книга, а другите се предават на участващите лица.

Нотариусът поддържа и служебен архив. Съгласно чл. 28 от Закона за нотариусите и нотариалната дейност, в него се съхраняват нотариални регистри и книги, нотариални дела и други документи.

Следователно изгубването на документа, който собственикът е съхранявал, не означава, че самият нотариален акт е изгубен.

При наследствен имот може да бъде издирен актът, с който наследодателят е придобил имота. При необходимост може да се проследят и предходни актове.

Какво всъщност държите вие?

В практиката често се използва изразът „оригинал на нотариалния акт“ за документа, който собственикът е получил след сделката.

При изгубването му обаче не се съставя нов нотариален акт. Съществуващият акт продължава да се съхранява в съответния архив. От него може да бъде издаден препис при наличие на законовите предпоставки.

Затова, когато търсите копие от нотариален акт, трябва да се установи какъв точно документ е необходим.

Терминът „дубликат на нотариален акт“ се използва широко в разговорната практика. В конкретното производство обаче трябва да се установи дали се иска заверен препис от вписан акт или незаверен препис.

Откъде се вади препис от нотариален акт?

Когато актът е съществувал, но собственикът не разполага със своя екземпляр, основният въпрос е къде се намира официалният архив и кой има право да получи препис.

В зависимост от конкретния случай документът може да бъде издирен чрез нотариуса, който е извършил нотариалното действие, чрез неговия архив или чрез Службата по вписванията.

При нотариуса, изповядал сделката

Когато нотариусът, извършил сделката, продължава да упражнява дейност, може да бъде направена проверка в неговия служебен архив.

Съгласно чл. 28а, ал. 4 от ЗННД справки по нотариалните дела се дават на страните, техните правоприемници и представителите им по закон или по упълномощаване.

Тази разпоредба има практическо значение при наследствените имоти. Наследникът не е страна по първоначалната сделка, но може да има качеството на правоприемник на наследодателя.

Колкото повече данни са налични, толкова по-лесно се извършва издирването. Полезни са номерът на нотариалния акт, годината, томът, номерът на нотариалното дело, името на нотариуса и имената на страните.

Ако нотариусът вече не практикува

При стар нотариален акт често се оказва, че нотариусът, който го е изповядал, вече не практикува.

Това само по себе си не представлява пречка за издирването на документа. Законът за нотариусите и нотариалната дейност урежда предаването и съхраняването на служебния архив при прекратяване на правоспособността.

Съгласно чл. 36 и следващите от ЗННД архивът се предава по установения ред, като законът определя и действията, които могат да бъдат извършвани с намиращите се в него документи.

Справка в Агенцията по вписванията

Службата по вписванията е другият основен източник на информация за историята на недвижимия имот.

Справката в Имотния регистър може да покаже извършените вписвания, отбелязвания и заличавания. По този начин може да се установи не само конкретният акт, който собственикът търси, но и последователността на последващите сделки и други вписани обстоятелства.

Правилникът за вписванията урежда както извършването на справки, така и издаването на преписи от вписаните актове. Режимът за получаване на заверени преписи следва да се съобрази с качеството на заявителя и действащите към момента правила.

При наследствен имот това означава, че може да се търси нотариален акт на името на наследодателя, а при придобит от предишен собственик имот може да се проследят и по-старите вписвания.

Подаване на заявление за препис и необходими документи

Преди да бъде подадено заявление за издаване на препис от нотариален акт, е добре да бъде индивидуализиран актът, който се търси.

Най-полезни са:

• име на собственика или предишния собственик;
• името на нотариуса;
• година на сделката;
• номер на нотариалния акт;
• том и година на вписването;
• стар адрес на имота;
• настоящ кадастрален идентификатор, ако има такъв;
• данни за предходни собственици.

При наследствен имот трябва да се установи и качеството на заявителя като наследник. В зависимост от конкретната процедура това се удостоверява с необходимите документи, сред които обичайно е удостоверението за наследници.

При непълна информация не е необходимо да се предполага, че документът е невъзможно да бъде намерен. В много случаи необходимите данни могат да бъдат установени чрез последователна справка в регистрите.

Тук обаче трябва да се внимава с един съществен въпрос: дали търсим един конкретен нотариален акт или трябва да възстановим цялата история на собствеността.

Не са редки и случаите, в които цялата нужна информация може да бъде достъпена и онлайн, благодарение на дигитализираните услуги предлагани от Агенция по вписванията.

Когато сте придобили имота, но не разполагате с цялата му история

Тази ситуация е различна от обикновения изгубен нотариален акт.

Например, придобили сте недвижим имот през 2020 г. Притежавате нотариалния акт, с който продавачът ви го е прехвърлил. От него обаче става ясно, че продавачът е придобил имота десет години по-рано. Не разполагате с неговия нотариален акт и не знаете как е придобил имота преди това.

В такъв случай въпросът не е просто от къде да извадя копие на нотариален акт. Необходимо е да се установи дали предходният документ е необходим и какво точно доказва.

При нотариалното производство нотариусът проверява собствеността на праводателя. Чл. 586 ГПК определя документите и проверките, чрез които се удостоверява правото на собственост.

При сложна история на имота може да се наложи да бъде проследена веригата на придобиванията:

предходен собственик → придобивно основание → следващ собственик → следващо придобивно основание → настоящ собственик.

Тази проверка има особено значение при имоти, които са преминавали през наследяване, дарение, делба или няколко последователни продажби, водене на дела, развод, възбрана и т.н.

Не във всеки случай е необходимо да бъдат събирани всички документи от цялата история на имота. Това зависи от конкретното придобивно основание, съдържанието на наличните актове и целта на проверката.

Ако обаче липсва документ, който е необходим, за да бъде проследено правото на собственост, той следва да бъде издирен.

Срок за издаване на препис

В какъв срок се издава?

В практиката Агенцията по вписванията обикновено издава препис в срок до два работни дни от датата на подаване на заявлението.

Този срок не трябва да се смесва с времето, необходимо за издирване и идентифициране на стар акт. Ако имотът има дълга история, първоначалната справка и установяването на конкретния акт могат да изискват допълнителни действия.

Особени случаи

Откраднат нотариален акт

При откраднат нотариален акт правното положение е аналогично на изгубения документ. Самата кражба на документа не прехвърля правото на собственост.

Ако обаче заедно с нотариалния акт са откраднати пълномощни, лични документи или други документи, които могат да бъдат използвани за злоупотреба, трябва да се направи отделна оценка на риска, както и да се уведоми Прокуратурата и органите на МВР.

В подобна ситуация е разумно да се проверява актуалното състояние на вписванията за имота, а не само да се извади нов препис.

Стар акт отпреди дигитализацията

При стар нотариален акт е възможно актът да не бъде открит чрез стандартна електронна справка.

Това не означава автоматично, че актът не съществува. При по-стари вписвания могат да бъдат необходими архивни справки и използване на данни от хартиените книги и други архивни източници.

Особено полезни са старите номера на имота, имената на собствениците, годината на придобиване, номерът на акта и данните за нотариуса.

Нотариален акт, който не е вписан

Невписан нотариален акт трябва да се разглежда отделно, тъй като правното значение на вписването зависи от вида на акта и приложимата към момента на извършването му нормативна уредба.

Не следва автоматично да се приема нито че невписаният акт е недействителен, нито че липсата му в Имотния регистър е без значение.

При последваща нотариална сделка чл. 586, ал. 4 от ГПК „Когато документът за собственост на праводателя не е вписан, нотариалният акт не се издава, докато този документ не бъде вписан.“.

Наследствен имот без наличен акт

При наследствен имот без нотариален акт първият въпрос е не „как да извадя нотариален акт на мое име“, а „как наследодателят е придобил имота“.

Наследникът придобива правата на наследодателя по силата на наследяването, но трябва да може да установи какво право е притежавал наследодателят.

Затова трябва да се издири неговият документ за собственост. Ако той не бъде открит, трябва да се провери дали правото може да бъде доказано с други документи и доказателствени средства.

Едва ако не е налице документ, с който правото може да бъде удостоверено, може да се обсъжда приложението на чл. 587 ГПК относно констативния нотариален акт.

Снабдяването с констативен нотариален акт предоставя и допълнителна сигурност за наследника, придобил имота на това основание. Така новият собственик разполага със самостоятелен документ за собственост, в който може да бъдат описани всички получени като наследство имоти, отразяване на имота в персонална партида на новия собственик, отразяване на новия собственик в кадастралните регистри, данъчни служби и др.

Как да проверите какво е вписано за имота?

Когато липсва един документ, а при наследствен или стар имот липсва цялата документална история, обикновеното търсене на копие от нотариален акт може да се окаже недостатъчно.

Необходимо е да се установят вписванията за имота и последователността на придобиванията.

Проверката може да започне от настоящия собственик и да се движи назад:

• настоящият собственик;
• актът, с който той е придобил имота;
• предходният собственик;
• актът, с който предходният собственик го е придобил;
• още по-старите придобивания, когато това е необходимо.

При наследствен имот логиката е сходна, но началната точка е наследодателят.

При проверката следва да се установят не само актовете за придобиване. От значение са и вписаните ипотеки, възбрани, заличавания, искови молби и други относими вписвания.

Това е причината проверката на документите за собственост да не се свежда до намирането на един нотариален акт. Целта е да се установи актуалното правно положение на имота и непрекъснатостта на правоприемството, доколкото тя е необходима за конкретната процедура.

Често задавани въпроси

Заключение

Липсата на нотариален акт трябва да се разглежда според причината, поради която документът не е наличен.

При изгубен нотариален акт се търси препис от съществуващия акт.

При наследствен имот се издирва документът, с който наследодателят е придобил собствеността.

Когато имотът е придобит от предишен собственик, но липсват по-старите документи, трябва да се прецени докъде е необходимо да бъде проследена историята на собствеността.

Именно последната ситуация често се подценява. Един наличен нотариален акт може да не даде отговор на всички въпроси, които възникват при последваща сделка. При по-стари имоти е възможно да са налице наследявания, делби, дарения, последователни продажби или други придобивни основания, които трябва да бъдат установени.

Затова при липса на документ за собственост правилният подход не е механично да се търси „дубликат“. Необходимо е да се установи придобивното основание, документалната история на имота и актуалното състояние на вписванията.

Това позволява да се определи и кой е действително необходимият документ: препис от нотариален акт, удостоверение, архивна справка или, когато липсва документ за доказано право, друга предвидена в закона процедура.